#himmelsleuchten wurde von einem Koordinierungskreis gelenkt, der sich aus dem Kreis der leitenden Pfarrer, der Pfarrgemeinderatsvorsitzenden, Vertretern aus den Seelsorgebereichen sowie dem Stadtdechanten und seinem Team zusammensetzte.
Der Koordinierungskreis leitete im Wesentlichen die vorbereitenden Schulungs-, Ideenentwicklungs- und Beratungsangebote, die Öffentlichkeitsarbeit und den Zeitplan von #himmelsleuchten. Er verantwortete die zentrale Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und weitere ergänzende Beiträge und gewährleistete darüber hinaus Unterstützung in der missionarischen Profilierung von Beiträgen der einzelnen Seelsorgebereiche.
Der Koordinierungskreis kam für die Dauer der Vorbereitungsphase bis Juni 2019 einmal monatlich im Rahmen eines Abendtermins im Maxhaus an der Schulstraße 11 zusammen.